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Gestão de Conteúdos Empresariais

 

Uma gestão eficaz dos documentos e conteúdos resultantes dos vários processos do negócio de uma organização (conteúdos empresariais) é fundamental para a sua eficiência e produtividade. Os grandes volumes de informação hoje produzidos quer internamente quer disponibilizados por fontes externas, e colocados ao dispor dos utilizadores, só se tornam verdadeiramente úteis se poderem ser classificados, organizados e consultados de forma eficiente através das várias ferramentas e sistemas de trabalho da organização.

A implementação de um sistema de gestão destes conteúdos empresariais torna-se assim um factor decisivo para qualquer organização e deve ser orientada tendo por base:

  • a desmaterialização de documentos e processos - a transformação de documentos em formato papel (formulários internos, correspondência, etc) em documentos electrónicos, classificados, organizados e disponibilizados onde e quando necessários;
  • a normalização - a adopção de procedimentos comuns e uniformes a toda a empresa e a todos os tipos de documentos, quer na classificação quer na forma de organização incluindo a sua destruição.

Estes sistemas devem implementar e assegurar com eficiência

  • os fluxos documentais adaptados a cada processo do negócio, pondendo estes incluir o rascunho, a aprovação, a publicação e distribuição, o arquivo e a destruição, entre outros,
  • a indexação através de processos eficazes que permitam de forma rápida indexar e classificar todos os conteúdos e descritores de um documento assegurando as bases para as ferramentas de pesquisa,
  • e as ferramentas de pesquisa que disponibilizem aos utilizadores e sistemas o acesso aos conteúdos de forma intuituiva, rápida e onde e sempre que necessário,

e constituem assim, não só uma ferramenta base de organização e aumento de produtividade, como contribuem, no curto e longo prazo, para uma redução de custos operacionais quer através da redução do manuseamento de documentos em formato papel quer na necessidade do seu arquivo fisico.

A solução de Gestão de Conteúdos Empresariais proposta pela Multibase é baseada na plataforma Nuxeo.

Nuxeo Lawgaw

 

 

Gestão Documental

 

As ferramentas de gestão dos processos de negócio de uma organização (gestão de clientes, compras, recursos humanos, produção, armazém, etc) utilizam e produzem um sem número de documentos que incluem desde orçamentos, cotações, faturas, contratos até simples mensagens de correio electrónico e outra correspondência.

Estes documentos devem ser organizados automaticamente e de forma transparente para o utilizador e devem estar acessiveis quando e onde são necessários, em particular, por exemplo associados ao cliente ou fornecedor relacionado.

Em resposta a esta necessidade, a Multibase desenvolve as soluções necessárias para a integração automatica dos documentos produzidos pelos sistemas de gestão na plataforma Nuxeo, de acordo com regras de organização definidas em cada caso.

Para a plataforma ERP Odoo (anteriomente designada OpenERP) a Multibase disponibiliza os módulos de integração Nuxeo que permitem que todos os documentos gerados pelo ERP (por exemplo faturas) ou que sejam anexados aos vários registos (por exemplo os documentos de identificação dos colaboradores) sejam arquivados de acordo com uma estrutura definida à medida. Para saber mais sobre esta integração consulte este link.

 

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Gestão de Ativos Digitais

Os Activos Digitais de uma organização, incuindo fotos, videos, normas e manuais, etc, constituem uma componente fundamental do negócio. A gestão destes ativos, não pode ser encarada apenas como um armazenamento num espaço partilhado mas deve ser totalmente integrada no ambiente e nos processos da organização.

O acesso a estes ativos deve ser disponivel, em função dos perfis de utilizadores, nos vários processos internos de gestão do negócio (vendas, produção, etc) e nos canais abertos (intranet, website, redes sociais).

A Multibase desenvolve as configurações e integraçoes necessárias para arquivar, organizar e aceder aos ativos digitais, quer a partir de interfaces desenhadas à medida quer a partir de soluções de intranet ou do website.

 

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Repositório de Conhecimento

O conhecimento e a informação são os principais activos da sua organização. A gestão eficaz destes ativos deve ser feita através de Repositórios de Conhecimento (ou Bases de Conhecimento) enquadradas nas operações e nos processos da organização

A captura, a partilha e a re-utilização da informação e do conhecimento são essenciais como forma de ganhar eficiência no dia a dia da sua organização.

Esta informação e o conhecimento de uma organização podem apresentar-se de variadas formas, ter origem em várias fontes e ser capturadas por diferentes métodos:

  • Podem ser o resultado do preenchimento de formulários e armazenados em bases de dados (bases de contactos),
  • Podem ser conteúdos registados em ficheiros (manuais, normas, paginas web, etc) ou
  • Podem ser informações resultantes de processos da organização (orçamentos, encomendas, faturas, contratos, etc)

O que todas estes formatos têm em comum é que precisam de ser armazenados, classificados e pesquisados de modo a que estejam disponiveis quando e onde são necessárias.

O simples armazenamento da informação (no sistema de ficheiros em pastas partilhadas por exemplo), não é suficiente se esse armazenamento não for capaz de responder às necessidades dos agentes do negócio.

Ou seja, a forma como esse conhecimento (informação) pode ser usado (pesquisado, acedido e partilhado) é mais importante do que onde e como é armazenado.

 

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Os nossos serviços

Os nossos serviços incluem a análise, a especificação, a implementação e a instalação e suporte, destacando na consultioria, as seguintes fases:

  • caracterização da organização através dos vários departamentos, níveis de acesso e perfis de utilizador;
  • identificação dos processos, documentos e conteúdos, internos e externos, incluindo os respectivos fluxos;
  • caracterização dos descritores e metatags de cada conteúdo

 

Referências

  • RLS
  • Paris Housing

 

 

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