Multibase - Ligações para o Futuro

A dinâmica de uma organização é suportada por processos quer internos (ordens de trabalho, marcação de férias, etc) quer externos (orçamentos e faturas a clientes, por exemplo) e até à pouco tempo a materialização destes processos era feita sob a forma de papel impresso, geralmente com muitas cópias.

O papel impresso, como objeto físico que é, implica automaticamente um sem numero de custos onde se incluem a sua produção, a sua manipulação e, muitas vezes ignorados, o seu armazenamento e a sua destruição.

O surgimento das redes informáticas alargadas a todas as organizações (intranet, extranet, etc) e os sistemas de informação baseados em protocolos e normas standard vêm permitir novas formas de abordar os processos de uma organização daí decorrendo naturalmente a necessidade de repensar os documentos como simples papel impresso.

Esta facilidade de comunicar instantaneamente entre todos os atores num determinado processo permite de imediato que o próprio processo seja equacionado e repensado.

Desta forma surgem os sistemas de gestão documental que, muito mais do que se limitarem a digitalizar e “arrumar” a correspondência, as faturas e outros papeis sob forma digital, elevam o documento ao estatuto de uma entidade viva dentro da organização.

Os documentos passam a ter vida própria: nascem, enviam alertas para os vários atores do processo, garantem a sua integridade, arrumam-se e destroem-se.

Daqui decorre ainda uma visão mais abrangente onde o documento deixa de ser apenas o documento que anteriormente se materializava numa folha de papel (fatura, por exemplo) devendo passar a considerar-se como documentos todos os conteúdos da organização sejam eles uma página do website da empresa, uma mensagem de correio eletrónico ou até o registo do cadastro do colaborador.

Um solução de Gestão Documental deverá então ser corretamente designada como uma solução de Gestão de Conteúdos Empresariais.

A sua análise, especificação, desenho e implementação deve ser feita sempre a partir da analise dos processos da própria organização ou seja da dinâmica da organização e dos respetivos colaboradores e parceiros em cada uma das suas relações.

Na vertente do software opensource, estão disponíveis no mercado algumas soluções para a implementação de um sistema de Gestão de Conteúdos Empresariais, devendo para a sua escolha ser analisado entre outros fatores:

• os tipos de repositórios suportados nos quais são armazenados os documentos em formato digital

• as formas de acesso a estes repositórios e os respetivos protocolos standards suportados

• as bases de dados

• a tecnologia

Como requisitos fundamentais para um ECM encontramos então:

• plataforma para criar soluções ao invés de uma solução out-of-the-box

• plataforma orientada para os serviços disponibilizando API's a todos os níveis e disponibilizando interfaces standards como CMIS, Soap, Rest, etc

• ser modular e extensível desde o core

• linguagem de desenvolvimento “standard” tipo java com ferramentas eficientes de de desenvolvimento e multi plataforma

• não deve ser só uma forma de armazenar os documentos mas também permitir o desenvolvimento de interfaces à medida das necessidades: aplicações web com as várias tecnologias, Rich applications (flex, etc), móveis

• ser multi plataforma inclusive poder ser executada na nuvem.